Er du en dekoratør?

Publisert: 27. May, 2016. Per Olav Asplund

Det å gjennomføre en presentasjon eller utforme et dokument dreier seg om kommunikasjon – ikke dekorasjon. Denne erkjennelsen er det viktig å ha med seg når innholdet; tekst, grafer og symboler skal planlegges, utformes og settes i aksjon. Det blir ofte alt for mye tekst, dekorasjon og forvirring – og for lite kommunikasjon. Det er det mange som taper på!

boring_00

Dagens velutdannede yrkesutøvere stiller andre krav til formidlerens kvaliteter.

Dessverre er det slik at de fleste følger sitt eget “hjerte” når de skal fremstille verbale og visuelle hjelpemidler for kommunikasjon. Og det blir det som regel ikke noe godt resultat ut av.

Her er de vanligste feilene Ola og Kari begår når de ytrer seg overfor et publikum:

Innholdet var kun basert på tekst

Ofte er det mange linjer, tett tekst og lange setninger. Det fungerer ikke vis a vis den menneskelige sensorapparatet. Undersøkelser viser at slike oppsette faktisk blokkerer tilhørernes evne til å fange opp innholdet effektivt.

mye_tekst

Eksemplet over viser en typisk presentasjon der tekst dominerer. De horisontale pilene viser til at det her brukes tekst og tale simultant. De blå pilene representerer “dissonans” (varianter av forstyrrelser for tilhøreren ).

__
Dersom dette skjer i en presentasjon vil det oppstå en dissonans mellom det som sies og det tilhørerne forsøker å få med seg i teksten. Denne måten å presentere på har jeg valgt å kalle «huskelappen.» Det er ikke publikum slike slides er laget for, men er hovedsakelig ment å fungerer som en huskelapp for foredragsholder. Resultatet blir rent pedagogisk helt katastrofalt .

Dessverre er det slik at amatørene kun følger sitt eget “hjerte” når de fremstiller verbale og visuelle hjelpemidler for kommunikasjon

Her må det radikal omstilling til. Teksten må kortes ned til et minimum – helst kun én linje og ett budskap per slide. Og selve teksten må være velvalgt. Som regel holder det med et stikkord som bekrefter det foredragsholder nettopp sa. Den personlige huskelappen må altså settes opp og anvendes på en annen måte.

Feil samspill mellom visning og tale

Mange pøser ut tekst og tale samtidig. Det blir det kognitiv «krise» i tilhørernes hode av. Det er for lengst bevist at vi mennesker ikke er i stand til å fange opp ord på to ulike målføre samtidig. Det oppstår en slags stress idet tilhørerne forsøker å få med seg begge deler, for så til slutt å oppdage at innholdet var det samme. Mens dette pågikk stoppet hjernen opp med å samle reell informasjon.

Feil valgte, eller unødvendig bruk av ord

Si “banan” men vis et eple. Si “tog” men vis en sykkel. Si “grønt” men vis blått. Alle vet at dette ikke fungerer særlig godt. Og slik er det også dersom du velger feil ord eller setningsoppbygning. Det oppstår en sperre i tilhørernes sensorregister. Den vanligste feilen er å skrive lange setninger – nærmest en muntlig fremstilling. Og ofte er poenget lagt helt i slutten på setningen. Dette gir ingen forsterkning til den muntlige fremstillingen, men skaper kun forvirring.

Det må brukes få ord og ordene må gå rett på sak. Ofte er det tilstrekkelig med ett eller kun 2-3 ord.

boring4

For tett sammensatt informasjon

Lysbildene eller dokumentets lesbarhet er viktig. Da må du gi teksten mye hvitt rom – og du må begrense tekstmengden og hold generøs avstand mellom linjene.

Denne feilen blir ikke bare begått med tekst. Ofte kan lysbilder eller dokumenter bli «pyntet» med dekorelementer; bilder og grafikk på en fortettet og forvirrende måte. Som regel er ikke en gang dette oppsettet bygget på et minimum av design- og/eller gestalt-regler.

Ingen, eller mangelfull bruk av grafikk

Diagrammer, grafer, eller infografier er ofte helt fraværende i den typiske «huskelappen» som enkelte anvender som presentasjon. Og når det benyttes grafikk, er det ofte med håpløse proporsjoner og fravær av estetisk harmoni. Det hele ser rotet ut, og sammenblandingen av tekst, tabeller og grafer skaper kognitiv forvirring i hodene hos tilhørerne. De forsøker desperat å få en sammenheng i det hele – og mister derfor ofte den orale presentasjonen. Det er ikke noe som heter “multitasking” i folks hoder.

Velg grafikk med omhu. Vis kun det som er nødvendig for å belyse et poeng. Bruk aldri grafikk (eller bilder) som pynt.

rot

Over: En håpløst kompleks fremstilling. For mange budskap samtidig og alt for tett sammenstilling av de grafiske elementene. Her vil publikum bruke mye energi på å finne ut hva som er viktigst. Samtidig med at dette skjer, går deler av foredraget tapt.

Feil bruk av fotografier

Her gjelder det samme som for grafiske elementer, men med den forskjellen at fotografier ofte kan føre til full avsporing av fokus. «Vi tar det vi har,» sier noen, «Vi har en egen database med bilder,» sier andre.

I disse utsagnene fremgår det tydelig at man sjelden eller aldri kommuniserer korrekt med bilder. For det er én bilderegel som ikke bør brytes, og det er reglen som sier at det kun “…må benyttes relevante bilder som ligger så nær opp til virkeligheten som mulig.”

Mangler meningsnøkler

Publikum får aldri med seg alt. Du må regne med at ca. 40 – 50% (les mer om dette her) av det du presenterer fordufter fra tilhørernes hoder etter noen få dager. Det er derfor viktig at du tenker gjennom hvordan du skal legge frem budskap og innhold slik at det er det du mener er det viktigste som blir sittende igjen i publikums minne.

Sammen med en plan for optimal utnyttelse av Dual Coding (les mer om dette her) hos tilhørerne, må den som utformer presentasjonen også sørge for å tydeliggjøre de viktigste poengene med velvalgte meningsnøkler. Det vil si at det planlegges for at det kun vil være de informasjonsbitene som stikker seg ut som vil bli sittende igjen. Det er her meningsnøklene kommer inn.

Det må bevisst legges opp til et hendelsesforløp (sparkline) i presentasjonen som fremmer de høydepunkter det er lett for publikum å huske.

Meningsnøkler:

Verbale/orale og ikke orale uttrykk; tekst, form, grafikk, symboler, farger mv som hver for seg, eller i et planlagt samspill, bidrar spesielt til at publikum oppfatter og forstår – og som med sin kombinasjon av virkemidler gjør det lettere for publikum å bli oppmerksomme på eller feste budskap og innhold til langtidsminnet.

 

Vi ser av denne definisjonen at dette kan være ulike uttrykksformer. Det er derfor viktig å forstå hva som skiller en meningsnøkkel fra for eksempel et nøkkelord. Et nøkkelord er ofte ikke bevisst didaktisk, men som regel kun et ord eller konsept med spesiell viktighet for forklaring, oppslag eller gjenfinning. Det kan også være ord som er brukt som nøkkel/kode i et referanseverk for å koble til andre ord eller informasjon.

Meningsnøkler er en sterkere og mer didaktiske uttrykksform som krever mer bevisst planlegging.

Vi anvender altså meningsnøkler for å skape forsterkning for deler av innholdet, Denne innstilling til utformingen skal sikre at dette presenteres eller dokumenteres slik at de utvalgte poengene fester seg bedre i tilhørernes bevissthet og langtidsminne.

Mens nøkkelord ofte er mest nyttige som stikkord, referanse eller søkeord, skal meningsnøklene altså virke forsterkende på selve forståelsen, kunnskapsopptaket og memoreringen etterpå. I presentasjoner vil det derfor være viktig å tenke på hvordan disse skal settes inn i en sparkline.

Sparkline

Med sparkline mener vi profilen (rytme, høydepunkter: Se nedenfor, og les mer her.) langs den tidslinjen vi velger å legge opp når vi presenter budskap og innhold. Dersom vi tenker oss et foredrag på én time, kan det for eksempel være aktuelt å legger inn 6 – 8 forstrekende meningsnøkler i sparkline-profilen. Det vil si at vi i løpet av den timen foredraget varer vil fremme spesielt viktig og (didaktisk tilrettelagt) innhold, meningsnøkler 6 – 8 ganger. Under utformingen må vi da spørre oss; “hva bør dette være, når bør det skje (i forhold til tid og/eller innhold) og hvordan bør det fremheves?”

sparkline

Mangler målrettet design

«Dekoratørene» har som regel ingen retorisk eller kommunikasjons-strategisk plan og reell målsetting med sine presentasjoner. Ofte blir det hele satt sammen i all hast kvelden før. Det eneste de er opptatt av er å få på plass er “huskelappen,” – og vips, dermed er også presentasjonen ferdig.

En huskelapp er selvsagt grei å ha, dersom man ikke er godt nok forberedt. Det er imidlertid viktig å være klar over at dersom denne antar et typisk PowerPoint-format, så er den ubrukelig som innlæringsmedium overfor publikum. Og jo mer foredraget dreier seg om å formidle kunnskap, jo mindre nytteeffekt vil slike presentasjoner ha.

En verbal-visuell presentasjon må bygge på en målrettet kommunikasjons-strategi – og faglig velvalgte virkemidler. Du må spørre deg: «Hva skal jeg ha oppnådd når foredraget er avsluttet?»